Warum ist Prioritäten setzen wichtig?
“It’s not enough to be busy. The question is, what are we busy about?” (Henry David Thoreau)
To-Do-Listen sind Fluch und Segen zugleich.
Viel zu oft nehmen wir uns super viel vor, dann verschiebt sich der Zeitplan morgens um 9 bereits um 40 Minuten und die To-Do-Liste ist frustriert vergessen.
Ich zeige dir, wie es richtig geht, denn gute To-Do-Listen sind gleichzeitig auch der Schlüssel zu allem Erfolg, den du dir nur wünschen kannst.
Nach etlichen Jahren Freelancing habe ich den Dreh raus und zeige dir hier in 6 Schritten, wie du eine funktionierende To-Do-Liste schreibst und sie dann auch wirklich abarbeitest – Tag für Tag für Tag.
(Der Schlüssel heißt, eine Meisterin des Prioritäten setzens zu werden, aber dazu gleich mehr)
Wie man sich darüber klar wird, was wichtig ist
Das wichtigste dabei, erfolgreich mit “Prioritäten setzen” und To Do-Listen zu arbeiten, ist zu wissen, welche übergeordneten Ziele dahinter stehen. Sie sind der Polarstern darin, zu entscheiden, was wann zu tun ist und wie wichtig es jeweils ist. Du musst also zunächst wissen, was zu kurz- oder mittelfristig im Leben erreichen möchtest, oder auch, wieso du dir mehr Produktivität oder Struktur wünschst.
Wenn es dir schwerfällt, deine Lebensziele zu definieren, habe ich darüber hier geschrieben.
Beispiele für Ziele können z.B. sein “mindestens 4000€ im Monat verdienen” oder “mit diesem Blog erfolgreich werden, weil ich weiß, dass es das einzige ist, was ich tun möchte” oder “im September eine Reise nach San Francisco machen (und dafür genug Geld sparen)”.
Wie man eine funktionierende To-Do-Liste erstellt
“You can have it all. Just not all at once.” (Oprah Winfrey)
Prioritäten werden klassischerweise in Listen festgehalten, die nach absteigender Wichtigkeit sortiert sind. Wenn du dich nun morgens hinsetzt und festlegen möchtest, wozu der Tag hinhalten wird, musst du identifizieren, was “oberste Priorität” haben soll. Ich setze gerne drei oberste Prioritäten für den Tag und davon ein Top-Thema, das auf jeden Fall bearbeitet werden muss.
Schritt 1: Alles aufschreiben
Schreibe zunächst alles auf, was erledigt werden muss – wie bei einem Brainstorming oder Braindump. Alles, was nicht bereits in Routinen eingebunden oder als fester Termin geplant ist, kommt auf die Liste.
Ich nutze dafür die Erinnerungen-App auf meinem iPhone (eine einfache Abhak-Liste). Neue Aufgaben notiere ich direkt dort, es sei denn, sie lassen sich in unter 5 Minuten erledigen – dann mache ich es sofort. Aus dieser Liste erstelle ich dann immer meine tägliche To-Do-Liste.
Schritt 2: Wichtiges identifizieren, um Prioritäten zu setzen
Sei an dieser Stelle ehrlich zu dir selbst – in beide Richtungen: Was ist wirklich wichtig und muss erledigt werden, auch wenn es unangenehm ist? Und was erscheint nur wichtig, bringt aber eigentlich keinen echten Mehrwert?
Eine hilfreiche Methode zum Prioritäten setzen ist die Eisenhower-Matrix. Ich nutze sie zwar nicht aktiv, aber ihr Prinzip zu verstehen ist wertvoll: Aufgaben lassen sich nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einordnen – und nicht alles, was dringend wirkt, ist wirklich wichtig.
Die Kategorien der Eisenhower-Matrix:
- Wichtig & Dringend: Ein Kundenprojekt, das 5000€ einbringt, muss morgen abgeschickt werden / Der Partner hat morgen Geburtstag und man hat noch kein Geschenk
- Wichtig & Nicht Dringend: Eine wichtige Rechnung kam, für die ich erst etwas recherchieren muss, die Deadline ist in 3 Wochen / Ich muss mich weiterbilden oder mir ein neues Produkt ausdenken, um weiterzukommen
- Unwichtig & Dringend: Verpflichtende Meetings / Routine-Anrufe, die sein müssen, aber sinnlos erscheinen
- Unwichtig & Nicht Dringend: Irrelevante Mails, die nicht einmal zwingend gelesen werden müssen / Anrufe von Leuten, die nur quatschen wollen, aber eigentlich nerven
Schritt 3: Die To Do-Liste verfassen
An diesem Punkt schreibe ich die wirklich wichtigen Aufgaben auf einen Zettel – am liebsten in einen hübschen To-Do-Block, aber natürlich kann man auch eine Software wie Taskade nutzen. Ich achte darauf, ordentlich zu schreiben, damit es sich verbindlicher anfühlt (muss man nicht verstehen haha). Für einen Tag wähle ich etwa 10 To-Dos.
Schritt 4: Drei Top-Prioritäten setzen
Ich wähle drei wichtigste Aufgaben – niemals mehr. Zu viele To-Dos führen nur dazu, dass man blockiert und die Liste ignoriert. Wenn du eine Sache aus diesem Artikel mitnimmst, dann das: Wenn eine To-Do-Liste zu lang ist, funktioniert sie nicht. Drei klare Prioritäten für den Tag reichen außerdem sowieso völlig aus. Ich markiere sie mit einem Textmarker.
Schritt 5: Die absolute Tages-Priorität setzen
Ich lege ein Tagesthema fest – die eine Aufgabe, die heute im Fokus steht. Sie nimmt meist sowieso den ganzen Vormittag ein, wenn ich nicht am Ende sogar den Großteil des Tages daran knabbere. Es muss nicht immer der allerwichtigste Punkt sein, sondern ist einfach eine klare Festlegung, damit Dinge erledigt werden. Morgen kann man ja dann etwas anderes wählen. Ich markiere ihn zusätzlich.
Das ist meine eine Aufgabe heute, die auf jeden Fall geschafft werden muss!
Schritt 6: Umsetzung der gesetzten Prioritäten
Ich arbeite los und sage mir immer mal wieder, fleißig zu sein. Wann immer ich abgelenkt werde, versuche ich zu meinen drei Hauptthemen zurückzukehren und mich auf das Tagesthema zu fokussieren, also die obersten Prioritäten, die ich gesetzt habe.
Am Abend schreibe ich dann noch einmal auf, was ich alles geschafft habe, z.B. in einer Erfolgsliste oder in meinem Journal, das wirkt dem Gefühl entgegen, nicht produktiv gewesen zu sein.
Was tun, wenn alles gleich wichtig erscheint?
Oft fühlen wir uns von unserer To-Do-Liste erdrückt, wissen, dass wir vieles erledigen müssen und es auch wichtig ist, doch kommen trotzdem nicht voran. Das Problem liegt oft darin, dass wir unsere übergeordneten Ziele nicht klar priorisiert haben.
Wenn mein Ziel zum Beispiel eine erfolgreiche Karriere ist und ich deshalb gleichzeitig Bewerbungen schreibe, ein Produkt entwickle und mich auf Freelancer-Plattformen engagiere – jeweils mit dringenden To-Dos – dann muss ich zuerst einen Fokus festlegen. Nur so weiß ich, auf was ich mich heute fokussieren sollte und was mein Tagesthema ist. Das kann ja auch sein, einer Strategie fürs Erste den Vorzug zu geben, um auszuprobieren, wie es sich anfühlt, wenn man seine Prioritäten dort setzt.
Was, wenn ich nicht ins Tun komme?
The key is not to prioritize what’s on your schedule, but to schedule your priorities. (Stephen Covey)
Manchmal nehmen wir uns immer und immer wieder dieselben Dinge vor, aber kommen einfach nicht ins Tun. Das kann an unseren “alltäglichen Zeitfressern” liegen, die die Zeit nur so vergehen lassen, ohne uns viel Mehrwert zu stiften und uns so oft Stunden stehlen. (Wie du die los wirst, erfährst du hier.)
Wenn man sich dagegen dabei ertappt, nicht anzufangen, obwohl man Zeit hat, dann ist meist das To Do zu unkonkret oder zu groß. Man fühlt sich überwältigt und ist wie gelähmt und beginnt, andere Dinge zu tun.
Beispielsweise ist ein schwieriges Ziel “Präsentation erstellen“, wenn man noch nicht genau weiß, wie sie überhaupt aussehen soll. Besser wären solche To Dos:
1. Passende Vorlage aussuchen
2. über Themen, die rein sollen eine Liste schreiben
3. zu jedem Thema brainstormen & Recherchethemen identifizieren
4. jeweils recherchieren und Notizen sammeln
5. Themen in eine Reihenfolge für den Vortrag bringen
6. grob alle Infos jeweils auf Folien in Vorlage notieren
usw.
Gut funktioniert im schlimmsten Fall auch, den absolut kleinsten Schritt zu identifizieren, den man als nächstes tun könnte. Zum Beispiel “Aufschreiben, was ich bisher weiß, worum es gehen soll” und dann “Mal ein Video zu dem Thema anschauen”.
Was Menschen, die laufen, wie ein Uhrwerk, von denen unterscheidet, die nichts gebacken bekommen, ist meist einfach bloß, dass sie wissen, wie sie solche alltäglichen Stolperfallen strategisch umschiffen.
Wie man sich fokussiert, ohne Verlustängste zu erleiden
“There are no regrets in life, just lessons.” (Jennifer Aniston)
Dinge zurückzulassen fühlt sich oft schwer an – besonders, wenn sie einem wichtig sind. Die Angst davor, etwas loszulassen, das man eigentlich behalten will, kann lähmen. Aber genau dieses Festhalten hält uns oft davon ab, wirklich voranzukommen. Man möchte alles erreichen, nichts verpassen, jede Möglichkeit mitnehmen. Doch genau das führt oft dazu, dass man sich verzettelt, nirgendwo richtig ankommt und sich am Ende überfordert fühlt.
Gerade wenn man noch jung ist und das Gefühl hat, alles sein zu können, ist es besonders schwierig, Entscheidungen zu treffen. Was, wenn man später bereut, etwas nicht gewählt zu haben? Aber die falschen Dinge fallen irgendwann tatsächlich von selbst weg, auch wenn man sich an sie klammert. Und die richtigen bleiben oder kommen wieder.
Vielleicht hilft es, sich bewusst zu machen, dass das Weglassen nicht nur Verlust bedeutet, sondern auch Klarheit schafft. Dass man nicht alles mitnehmen kann und sich durch Weglassen auf das Wesentliche fokussiert – was zwingend nötig für Erfolg ist. Und dass Entscheidungen nicht endgültig sein müssen, sondern Teil eines Prozesses sind.
Letztlich ist das Zurücklassen eine Befreiung. Man verliert nicht, sondern gewinnt Raum für das, was wirklich zählt. Und im besten Fall sogar freien Raum, der dann vom Leben mit neuen schönen und hilfreichen neuen Dingen gefüllt werden kann.
Warnsignale für falsches Prioritätensetzen
Lack of direction, not lack of time, is the problem. We all have twenty-four hour days. (Zig Ziglar)
Typische Warnsignale für falsch gesetzte Prioritäten sind:
- Kleine Aufgaben bleiben ewig liegen – Endlich machen, besonders, wenn es unter eine Stunde dauert (come on!), oder ein für alle mal von der To Do-Liste streichen, weil es ja doch nicht passiert
- Wichtige Aufgaben bleiben ewig liegen – Entweder es passt nicht zu dir und du möchtest es eigentlich gar nicht, dann vielleicht mit einem Loslösungs-Prozess beginnen; oder es muss endlich angegangen werden, wie ein drei Jahre aufgeschobener Arztbesuch. Helfen kann, jemandem zu beichten, wie lange man es schon aufschiebt, meist wird mir dabei klar, dass ich es tatsächlich endlich mal angehen muss
- Man erreicht nichts konkretes, wovon man erzählen könnte – Irgendwie macht man dauernd irgendwelche Sachen, aber man könnte nicht berichten, was man konkret erreicht hat. Dann wendet man wahrscheinlich die falsche Strategie an, um an seinem Ziel zu arbeiten und könnte ja noch einmal Googlen oder einen Experten fragen, wie er es angehen würde
Prioritäten können sich übrigens auch ändern, wenn man mehr Informationen über etwas bekommt oder erste Erfahrungen sammelt oder sich einfach weiterentwickelt, und das ist okay, dann muss man eben neu priorisieren.
Fazit – Richtig Prioritäten setzen
“Wichtige Dinge dürfen nie den unwichtigen untergeordnet werden” (Goethe)
Die Kunst des Priorisierens bedeutet nicht nur, Aufgaben abzuarbeiten, sondern bewusst zu entscheiden, was wirklich wichtig ist. Wie Barry Schwartz in „The Paradox of Choice“ zeigt, führt uns eine Vielzahl von unklaren Prioritäten oft in Verwirrung und Frustration. Letztlich bringt das Zurücklassen von Unwichtigem Freiheit – für die Dinge, die wirklich zählen.
Typische Warnsignale für falsch gesetzte Prioritäten sind etwa unerledigte Kleinigkeiten, das ständige Aufschieben wichtiger Aufgaben oder das Gefühl, dass man zwar beschäftigt ist, aber keine konkreten Fortschritte erzielt. Wenn man in diesen Mustern festhängt, ist es an der Zeit, die Prioritäten neu zu überdenken und gegebenenfalls zu justieren.
Ich hoffe, meine Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Schreiben funktionierender To-Do-Listen hat dir weitergeholfen. Denk immer daran: Der Killer jeder To-Do-Liste ist es, sie zu lang oder zu unkonkret zu machen.
Zum Weiterlesen: Endlich dein Lebensziel finden: 100 Inspirationen